KONKURS OFERT NA ZAKUP CZASU ANTENOWEGO W JEDNEJ STACJI RADIOWEJ

Wytwórcza Spółdzielnia Pracy „SPOŁEM”
ul. Mielczarskiego 93-95; 25-726 Kielce
tel.: 41 347 98 00; fax.: 41 347 98 45
www.wspspolem.com.pl

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na zakup czasu antenowego w jednej stacji radiowej z przeznaczeniem na promocję Majonezu Kieleckiego, jako wyrobu wytwarzanego w ramach systemu jakości żywności „Jakość Tradycja” zgodnie z następującymi założeniami:
1. Harmonogram czasowy okresów emisyjnych: 01.12.2020 – 23.12.2020r.
2. Łączny budżet przeznaczony na realizację niniejszego zlecenia (w tym wynagrodzenie Oferenta oraz koszty przygotowania raportu po-emisyjnego) – 10.000 zł netto,
3. Zakup czasu antenowego powinien nastąpić w jednej stacji radiowej nadającej na terenie aglomeracji kieleckiej (tj. Kielc oraz terenów przyległych).
4. Długość spotu promocyjno – informacyjnego przeznaczonego do emisji: 45”.
5. Grupa celu, do której ma być kierowany przekaz promocyjno – informacyjny: załącznik nr 1.
6. Oferta powinna zawierać siatkę emisji, pór emisji, rozkładu natężenia kampanii w czasie z uzasadnieniem rekomendacji oraz wskaźniki kampanii: GRP, zasięg 1+, 5+, OTH, CPP i Affinity Indeks. Przytoczone wskaźniki mają być podane łącznie dla całej kampanii z wyłączeniem OTH. Wskaźnik OTH musi zostać podany z cyklu tygodniowym i posiadać ma tą samą wartość dla każdego tygodnia emisyjnego (tj. 1, 2, 3, 4, 5). Wybór konkretnego poziomu przedmiotowego parametru pozostaje w gestii Oferenta i stanowić będzie przedmiot oceny jakościowej przesłanej oferty. Wszystkie parametry powinny być liczone w oparciu o falę badawczą czerwiec 2019-czerwiec 2020r.
7. Dopuszcza się wykorzystanie tylko takiej stacji radiowej której tzw. wskaźnik dopasowania (affinity index) jest nie mniejszy niż 110 (przedmiotowy wskaźnik ma być liczony w oparciu o dane Radio Track, Millward Brown SMG/KRC lub innego podmiotu prowadzącego analogiczne badania, fala czerwiec 2019 – czerwiec 2020, na zasadzie: słuchalność stacji radiowej podana w procentach w grupie celowej określonej w załączniku nr 1 dzielone na całkowita słuchalność danej stacji radiowej podana w procentach w grupie odniesienia tj. wszyscy powyżej 15 roku życia*100).
8. Zleceniodawca zastrzega, że 80% punktów GRP musi być wygenerowane w godzinach pomiędzy 7.00 a 16.00
9. Zleceniodawca zastrzega, że nadesłane oferty mogą być weryfikowane pod względem potwierdzenia ilości wygenerowanych parametrów kampanii przez Radio Track Millward Brown SMG/KRC lub inną agencję badawczą na koszt Zleceniodawcy. Podstawą weryfikacji będzie fala badawcza zawierająca się w okresie czerwiec 2019-czerwiec 2020r. Jeśli różnice w wartości wygenerowanych parametrów zaproponowanych przez oferenta będą większe/mniejsze niż 10% w stosunku do parametrów określonych przez agencję badawczą, oferta zostanie odrzucona.
10. Zleceniodawca zastrzega, iż płatność za realizację niniejszego zlecenia nastąpią po zakończeniu emisji spotów promocyjno – informacyjnych i przestawieniu raportu po emisyjnego. Przedmiotowy raport powinien zawierać następujące elementy:
a) parametry mediowe: GRP, zasięg 1+, 5+, OTH,
b) oświadczenie o wykonanej liczbie emisji, przygotowane i podpisane przez stację realizującą kampanię,
c) potwierdzenie rozliczenia efektywności podjętych działań raportem wystawionym przez Radio Track, Millward Brown SMG/KRC lub inną agencję badawczą.
11. Zleceniodawca zastrzega konieczność przygotowania zbiorczego zestawienia parametrów kampanii na druku stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
12. Zleceniodawca nie przewiduje możliwości zwrotu kosztów udziału w konkursie ofert. W szczególności Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:
Lp. Kryterium Waga
1. Ogólna ocena koncepcji oraz strategii mediowej 30%
2. Cena zakupu czasu antenowego 40%
3. Dopasowanie profilu słuchacza stacji radiowej do grupy celu (zał. nr.1.) 30%
przy użyciu wskazanego poniżej algorytmu:

Ogólna ocena oferty = ilość punktów przyznanych za kryterium nr 1 (od 0 do 10) x 0,30 + ilość punktów przyznanych za kryterium nr 2 (od 0 do 10) x 0,40 + ilość punktów przyznanych za kryterium nr 3 (od 0 do 10) x 0,30.

Wzór do wyliczania wartości punktowej kryterium nr 1:
Ilość punktów za kryterium nr 1 = (Łączna ilość punktów GRP wygenerowana przez spot promocyjno – informacyjny w radiu w ramach rozpatrywanej oferty/najwyższą estymowaną ilość punktów GRP wygenerowana przez spot promocyjno-informacyjny w radio w ramach wszystkich rozpatrywanych ofert)*2 pkt. + zadeklarowana w ramach rozpatrywanej oferty wartość tygodniowego OTH/5 *2 pkt. + (zadeklarowany w ramach rozpatrywanej oferty zasięg 1+/ najwyższy zasięg 1+ w ramach wszystkich rozpatrywanych ofert)*3 pkt + (zadeklarowany w ramach rozpatrywanej oferty zasięg 5+/najwyższy zasięg 5+ w ramach wszystkich rozpatrywanych ofert)*3 pkt.

Wzór do wyliczania wartości punktowej kryterium nr 2:
Ilość punktów za kryterium nr 2 = (Najniższy zaproponowany przez wszystkich oferentów średni koszt emisji materiałów promocyjno – informacyjnych w radiu /średni koszt emisji materiałów promocyjno – informacyjnych w radiu w ramach rozpatrywanej oferty)*10 pkt.

gdzie średni koszt emisji materiałów promocyjno – informacyjnych rozumieć należy jako iloraz całkowitych wydatków (liczoną w PLN) poniesionych na zakup materiałów promocyjno – informacyjnych przez łączną estymowaną ilość wygenerowanych GRP materiałów promocyjno – informacyjnych nt. Majonezu Kieleckiego.

Wzór do wyliczania wartości punktowej kryterium nr 3:
Ilość punktów za kryterium nr 3. (Affinity indeks dla stacji radiowej w ramach rozpatrywanej oferty / najwyższą wartość Affinity indeks dla wszystkich rozpatrywanych ofert.)*10 pkt.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od podpisania umowy w przypadku negatywnego rozpatrzenia wniosku Wytwórczej Spółdzielni Pracy „Społem” o dofinansowanie przez Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa działań opisanych w niniejszym zapytaniu ofertowym.

Złożona oferta powinna zawierać co najmniej:
a) nazwę i adres oferenta,
b) ogólną koncepcję kampanii promocyjno – informacyjnej; strategię mediową obejmującą:
– prognozę rozwoju rynku radiowego w okresie VII.2020 – VII.2022 (trendy rynkowe, estymacje słuchalności poszczególnych stacji itp.) wraz z uzasadnieniem. Przedmiotowa prognoza uwzględniać ma w szczególności prognozowane zmiany słuchalności w interesującej WSP „Społem” grupie celu,
– strategię, taktykę zakupu mediów (z uzasadnieniem), pór emisji
– parametry mediowe kampanii promocyjno – informacyjnej, w szczególności: zakładaną ilość punktów GRP (określoną w ilości osób)osiągniętych w grupie celu w czasie trwania kampanii; zasięg kampanii (na poziomie 1+, 5 +) ; CPP (tj. koszt dotarcia); OTH (tj. średnią ilość kontaktów z reklamą, jaką ma każda osoba z grupy celu, która zetknęła się z reklamą w danym okresie-tygodniowe), Affinity indeks (wskaźnik dopasowania). Przytoczone wskaźniki mają być podane łącznie dla całej kampanii.
– media plan kampanii wraz z proponowaną siatką spotów (łącznie dla całej kampanii).
c) wartość oferty netto łącznie,
d) opis sposobu raportowania poemisyjnego (w zakresie potwierdzenia parametrów efektywności kampanii), rozliczenia kampanii oraz proponowane warunki płatności,
e) termin ważności oferty,
f) wypełniony załącznik nr 2,
g) datę sporządzenia, podpis osoby upoważnionej oraz pieczątkę firmową.
Złożona oferta musi uwzględniać wszystkie zobowiązania, obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. Cena realizacji niniejszego zlecenia będzie obowiązującą przez cały okres ważności oferty.
Ofertę należy złożyć w 2 jednobrzmiących egzemplarzach na prawach oryginału, przygotowanych w taki sposób, aby tworzyły spójną, fizycznie połączoną ze sobą całość (tzn. dokumenty składające się na ofertę powinny być zszyte, bindowane lub w inny sposób ze sobą połączone).

Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną oraz opatrzona pieczątką firmową i podpisem Oferenta oraz zawierać datę sporządzenia. Oferta może być złożona osobiście, przesłana pocztą lub za pośrednictwem kuriera.

Oferta będzie rozpatrywana wyłącznie pod warunkiem jej skutecznego doręczenia przed upływem terminu składania ofert tj. do dnia: 16.10.2020r. do godz. 15:00 na adres: Wytwórcza Spółdzielnia Pracy „Społem”, ul. Mielczarskiego 93-95, 25-726 Kielce.

Osoby przewidziane do kontaktów z Oferentami:

– Kierownik Działu Marketingu: Grzegorz Feliksiak tel.: 691 891 116; e-mail: g.feliksiak@wspspolem.com.pl,
– Specjalista ds. marketingu: Piotr Grzybowski tel.: 41 347 98 54; e-mail: p.grzybowski@wspspolem.com.pl,